كيف تُعد خطة محكمة لتدريب الموظفين وتحقيق أفضل النتائج؟
كثرة المنافسين وتنوعهم، بجانب الأزمات المباغتة والركود الاقتصادي الذي يشهده العالم حاليًّا كفيل بتوريط أي مؤسسة؛ بخاصة التي تمتلك موظفين متواضعي المهارات. بينما المؤسسات التي تلجأ إلى تعزيز التدريب والتطوير، حرصًا على تسليح كل موظف بما يلزم من معرفة ليؤدي عمله في حرفية عالية، ستنافس بقوة وستقف صامدةً، بل سينظر إليها على أنها كيان خارج المنافسة. ولبلوغ المرحلة السابقة يجب أن تبدأ في بناء خطة تدريب محكمة، تتصف بالتخصيص لتلائم ظروف كل موظف على حدة من جهة، وتتناسب مع الأهداف الإستراتيجية الأساسية للمؤسسة من جهة أخرى.
إذا كنت تخطط لإعداد خطة تدريب لمؤسستك، فإن هذه المقالة ستقدم لك كل ما تحتاج إليه.
ما خطة تدريب الموظفين؟
أبسط تعريف لخطة تدريب الموظفين هو أنها مِلف عملي يحوي التفاصيل التالية: معلومات تفصيلية عن البرنامج التدريبي، والأهداف التي يجب أن يحققها هذا التدريب، ونوع وحجم المعرفة التي سيكتسبها الموظفون، وطريقة/طرق التدريب التي سيجري استخدامها، وتفاصيل عن المدربين، ومحاور الدورة التدريبية.
لماذا يُعتبر إعداد خطة تدريب أمرًا مهمًّا للغاية؟
بحسب دراسة حديثة، قال 68٪ من الموظفين إن التدريب والتطوير – في نظرهم – هما أهم سياسة يجب على المؤسسات عرضها في فخر، إذ إنها تعِين المؤسسات على استقطاب أفضل المهارات. هل أدركت الآن أهمية إعداد خطة تدريب؟
تٌقدم خطة التدريب العديد من الفوائد الجمة للمؤسسات، من أهمها:
- سد فجوة المعرفة: تقصي مهارات الموظفين دوريًّا يساعد المؤسسات في معرفة نقاط الضعف التي تقيدها وتمنعها من تأدية مهامها بأفضل شكل ممكن، وعليه فإن إعداد خطة تدريب يُمكِّن موظفيك ويمدهم بالمعرفة اللازمة لتجاوز المعضلة السابقة.
- تحسين أداء الموظف: يتعلم الموظف الذي يخضع للتدريب مهارات جديدة قيمة، ويصبح أكثر ثقة وكفاءة وإنتاجية في تأدية وظيفته. ولك أن تتخيل حجم الفائدة السابقة.
- زيادة مدة بقاء الموظف في مؤسسته: تقديم الدورات التدريبية بانتظام يعزز ولاء الموظف لمؤسسته، لشعوره بأهميته، وقدرته على تقديم أداء مختلف، وهذا يمنحه تجربة عمل ممتعة. وعليه، فإنه يفضل البقاء معك عن البحث عن مؤسسة أخرى.
- عدم التأثر باستقالة أو مغادرة الموظفين القدماء: بفعل وجود خطة تدريب محكمة فإنك تمتلك خطة بديلة قوية لإيجاد بديل لأي موظف بسرعة.
5 خطوات لإعداد خطة تدريب محكمة وفعالة
إليك 5 خطوات عملية لإعداد خطة تدريب:
الخطوة 1: اعرف احتياجات تدريبك
الركيزة الأساسية لأي خطة تدريب هي إجراء تحليل شامل لبرنامجك التدريبي لتحقيق أفضل النتائج الممكنة وترشيد جهدك وميزانيتك. ولكي تقوم بهذه الخطوة بشكل صحيح يجب أن تعرف الحاجة التي دفعتك في الأساس لإنشاء هذا التدريب. ويمكنك معرفة ذلك عبر الآتي:
- تحديد الموظفين الذين سيجري تدريبهم.
- تحديد الفجوة المعرفية التي يجب سدها.
- تحديد طريقة التعليم.
تذكر أن تحديد الأمور السابقة لا يجري وفقا لافتراضات شخصية، بل يتم عبر البحث، وإجراء المقابلات مع الموظفين، وإرسال استبيانات داخلية، وتبصُّر حال المؤسسة بشكل عام.
الخطوة 2: ضع أهدافًا محددة للتدريب
تتصف خطة التدريب المحكمة بكونها تحوي أهدافًا قصيرة المدى وأخرى طويلة المدى يُتوقع أن يحققها الموظف بعد إجراء التدريب. تمد تلك الأهداف المديرين المعنيين في المؤسسة بالأثر الذي سيرجع عليهم من برنامجهم التدريبي. في أثناء تحديد الأهداف، احرص على أخذ العناصر التالية بعين الاعتبار:
- اربط كل هدف بمؤشر أداء واحد أو أكثر لقياسه.
- حدد حجم الموظفين الذين سيتدربون.
- حدد الميزانية المخصصة للتدريب.
- ضع المدة العامة للتدريب.
- حدد الفوائد العامة التي سيجنيها كل من الموظف والمؤسسة.
هكذا ستتمكن من تحقيق الفائدة القصوى من تدريبك، ومعرفة كيف يمكن تطويره باستمرار. فما لا يمكن قياسه، لا يمكن تطويره.
الخطوة 3: حدد طريقة التعليم التي ستعتمدها في البرنامج التدريبي
الخطوة الثالثة في خطتك التدريبية هي اختيار طريقة التعليم المناسبة للمؤسسة والموظف معًا، وذلك بفهم الأسلوب المفضل عند الموظف في التعلم. تجدر الإشارة إلى أنه يجب دراسة أهداف التدريب، والتكلفة، والوقت، وثقافة المؤسسة، وحجمها، وطبيعة العمل فيها: هل يعمل الموظف من مقر المؤسسة أم عن بُعد؟
فالعوامل السابقة في غاية الأهمية لتحديد طريقة التعليم المناسبة. من الملاحظ أن المنشآت الصغيرة تُفضل أن يجري التعليم من داخل مقرها، بينما تميل المؤسسات للمرونة، فتفضل نظام التعليم عبر الإنترنت. هذه هي أشهر طرق التعليم:
- التعليم عبر الإنترنت.
- طريقة التلعيب Gamification.
- طريقة التوجيه.
- طريقة التعلم كخدمة.
- طريقة تقمص الأدوار.
- التدريب والتوجيه.
اختر الطريقة المناسبة لك أو امزج بين طريقتين معًا وامضِ قُدمًا.
الخطوة 4: تحديد النموذج التكنولوجي المناسب للتدريب
التكنولوجيا لم تعد خِيارًا ثانويًّا بل أصبحت شرطًا إلزاميًّا لتسهيل مختلِف الأعمال، ولأن التدريب ليس استثناء، فحاول أن تستثمر في منصة رقمية أو أداة تقنية متخصصة في مجال تسهيل عملية التدريب لتستضيف عليها دوراتك التدريبية. توفر الحلول التكنولوجية الوقت والجهد لخلق برنامج تدريبي مناسب. من أبرز النماذج التكنولوجية التي يمكن اعتمادها ما يلي:
- نظم إدارة التعلم المؤسسي: توفر هذه النظم العديد من الميزات المهمة، مثل: استضافة التدريب على منصة سحابية، ومتابعة تقدمه، إضافة إلى خاصيات أخرى لصقل العملية وتعميمها على مختلِف أقسام المؤسسة.
- منصات الاعتماد الرقْمية: تساعدك هذه المنصات في تمكين الموظفين من التعامل بحرفية عالية مع مختلِف الأدوات والبرامج التي يحتاجون إليها في مهامهم الوظيفية اليومية، بحيث تُعِد من خلالها دورات مخصصة لكل أداة/برنامج على حدة.
- نظام إدارة المعرفة: وهو أقرب ما يكون إلى موسوعة معرفة داخلية تُعنى بتزويد الموظفين – الجدد والقدماء – بمعلومات تفصيلية عن كل ما يحتاجون إلى معرفته عن سياسة المؤسسة، ومنتجاتها/خدماتها، ومنهجيتها، وطريقة عملها، بحيث لا يُضطرون إلى التواصل الدائم مع قسم الموارد البشرية.
- نظام التدريب بالفيديو: يركز هذا النظام على استخدام الفيديو كمحتوى رئيسي لمختلف الدورات التدريبية.
بالمناسبة، يُعتبر “إيسار” نظامًا سحابيًّا ذكيًّا يتيح للجهات إدارة العملية التدريبية للموظفين وأعضاء الفريق. وهي أداة تقنية عربية، أُعدت لحل المشاكل التي تعاني منها المؤسسة العربية الخاصة منها والحكومية. احصل على تجربة مجانية من هنا.
الخطوة 5: إعداد الميزانية العامة للتدريب وتقييم الأداء
بعد إكمال الخطوات السابقة، تتبقى الخطوة الأخيرة وهي إعداد ميزانية عامة لتغطية مختلِف المصاريف التشغيلية اللازمة للبدء بتفعيل برنامج تدريبي داخلي في المؤسسة. تشمل هذه الميزانية تكاليف المدربين بما فيها تقديم المادة التعليمية ومصاريف سفر وسكن المدرب لحين انتهاء عمله، وتكلفة الأداة التقنية (كإيسار مثلاً) وتكاليف بعض المسائل الأخرى، نحو: الأوراق، والأقلام، والمطبوعات.
حتى الآن، غطينا ما يلزم لإعداد خطة تدريبية مُحكمة، لكن يلزمنا أن نُعد نظامًا تقييميًّا للتأكد من جدوائية التدريب. ولتقييم أداء أي تدريب، يجب العمل وفق المعايير التالية:
- أسرع وأفضل طريقة هي بناء استبيان داخلي يُرسل إلى البريد الإلكتروني الخاص بالموظف لمعرفة كيف يُبلي في تدريبه، وما مدى تقدمه، وما حجم المعرفة التي اكتسبها.
- أجرِ اختبارات ومسابقات ضمنية قُبيل انتهاء التدريب لتقييم كل موظف على حدة، ومن ثَم رسم صورة واضحة عن المكتسبات المعرفية التي حققها.
- تعاون مع مُدير كل قسم داخل مؤسستك لمتابعة عمل الموظفين المتدربين بعد انتهاء التدريب. تقوم هذه الطريقة على الملاحظة والتبصر، لمعرفة هل أضاف الموظف إضافات جديدة لمهامه الوظيفية أم أنه ما زال يقبع في منهجه السابق المعتاد.
- راجع سجل تقدم كل موظف في التدريب من خلال المنصة التي تستضيف عليها تدريبك، وحدد الموظفين الذين أكملوا التدريب والذين لم يكملوه كاملًا.
- حاول أن تراقب من كثب مدى تطور وضع مؤسستك من ناحية الزيادة في الإيرادات، أو التخفيض في التكاليف أو تطور الإنتاجية بعد مرور نحو ربع سنة على التدريب، للتأكد بحق من مدى جدوائيته.
- كل طريقة من الطرائق السابقة مختلفة عن أختها، لكن من الضروري بمكان أن يجري تقييم دقيق لأثر التدريب للتأكد من جدوائيته، والطرائق السابقة كافية لفعل ذلك.
الخلاصة
كانت هذه هي الأساسيات الخاصة بإعداد خطة تدريب موظفين محكمة، أما عن طريقة تنفيذها فهي متروكة لك؛ لم نشأ أن نقيدك بنموذج عملي، لأنه من غير المنطقي أن تتشابه نفس الظروف، ونفس الأهداف، والميزانية عينها، ونفس احتياجات الموظفين خاصتك مع المؤسسات الأخرى، لذا فهي متروكة لك لتقوم بها بناء على ما أوردنا في هذه المقالة. الأكيد هو أنه باستخدام المعلومات والنماذج المذكورة أعلاه، ستتمكن من إعداد خطة تدريب الموظفين المثالية التي تناسب متطلبات مؤسستك.
ومع ذلك، لتحقيق أقصى قدر من التدريب حقًّا، نوصي بالاستثمار في أداة تقنية ذكية ومتخصصة في تسهيل عملية التدريب، ومن هذا المنبر نُرشح لك “إيسار”، لأنها أُعدت خصيصَى لهذا الشأن. احصل على تجربة مجانية من هنا.
